Polityka prywatności

Polityka prywatności i plików cookies „Skalmex” Sp. z o.o.

Data obowiązywania: 2029-09-01

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest „Skalmex” Sp. z o.o. z siedzibą w Skalmierzycach, ul. Boczkowska 7, 63-460 Nowe Skalmierzyce, NIP: 6180040948, dalej „Skalmex” lub „Administrator”.

W sprawach ochrony danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Państwu praw można kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:

elektronicznie: iod@skalmex.com.pl;
listownie: na adres siedziby Administratora, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

2. Zakres polityki

Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych osób odwiedzających serwis skalmex.com.pl, kontaktujących się z nami oraz naszych klientów, kontrahentów i osób występujących w ich imieniu.

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym „RODO”. W zakresie cookies i podobnych technologii stosujemy również przepisy ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

W procesach wymagających dodatkowych informacji, takich jak rekrutacja, monitoring lub kontrola dostępu do naszych obiektów, właściwe informacje należy przekazać osobno, przy pozyskiwaniu danych. Niniejsza polityka nie zastępuje takich informacji.

Jeżeli w ramach usług Skalmex przetwarza dane w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający, zasady tego przetwarzania określają odpowiednie umowy, a obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą, realizuje właściwy administrator.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

W zależności od charakteru kontaktu i współpracy przetwarzamy:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
dane związane z działalnością zawodową, np. nazwę firmy, stanowisko, NIP osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz informacje o reprezentacji;
dane dotyczące zamówień, umów, rozliczeń, reklamacji i zgłoszeń serwisowych;
treść korespondencji oraz informacje przekazane w załącznikach;
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, czas połączenia, informacje o przeglądarce, urządzeniu, odwiedzanych stronach i błędach;
dane związane z cookies, korzystaniem z Google Analytics i osadzonych materiałów YouTube, opisane w dalszej części polityki.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa. Dane przedstawicieli i osób kontaktowych możemy otrzymywać również od reprezentowanego przez nich kontrahenta. Dane o przedsiębiorcach i osobach uprawnionych do reprezentacji możemy pozyskiwać z publicznych rejestrów, takich jak CEIDG i KRS.

Jeżeli pozyskujemy dane z innych źródeł, przekazujemy wymagane informacje, w tym o źródle i kategoriach danych, zgodnie z art. 14 RODO, o ile nie ma zastosowania przewidziany prawem wyjątek.

Prosimy o nieprzesyłanie danych, które nie są potrzebne do załatwienia sprawy, w szczególności danych dotyczących zdrowia, kopii dokumentów tożsamości, haseł ani danych dostępowych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna i wyjaśnienie
Odpowiedź na pytania i prowadzenie korespondencji	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym uzasadnionym interesem jest obsługa korespondencji i udzielanie odpowiedzi. Gdy kontakt dotyczy podjęcia na Państwa żądanie działań przed zawarciem umowy, której mają być Państwo stroną, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną, w tym przedsiębiorcą	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
Kontakt z przedstawicielami i pracownikami kontrahentów	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym uzasadnionym interesem jest nawiązanie i obsługa współpracy oraz weryfikacja reprezentacji.
Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z właściwych przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.
Obsługa reklamacji i zgłoszeń serwisowych	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy z osobą zgłaszającą; art. 6 ust. 1 lit. c RODO — realizacja obowiązków ustawowych, w szczególności wynikających z przepisów o odpowiedzialności za produkt lub świadczenie; w przypadku osób działających w imieniu kontrahenta art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa współpracy.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw i interesów majątkowych.
Utrzymanie i zabezpieczenie strony oraz systemów	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie dostępności usług, diagnozowanie błędów oraz zapobieganie nadużyciom. W zakresie wymaganym przepisami o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Analiza korzystania ze strony za pomocą Google Analytics	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda na analitykę.
Udostępnianie osadzonych filmów YouTube, w zakresie przetwarzania objętego zgodą	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda na uruchomienie treści zewnętrznych.
Obsługa żądań dotyczących danych osobowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków wynikających z RODO.

Obecnie nie prowadzimy newslettera. Uruchomienie nowych celów przetwarzania będzie poprzedzone przekazaniem odpowiednich informacji oraz uzyskaniem zgody, jeżeli będzie wymagana.

5. Czy trzeba podawać dane

Podanie danych w korespondencji jest dobrowolne, jednak bez danych kontaktowych lub informacji niezbędnych do wyjaśnienia sprawy udzielenie odpowiedzi może być niemożliwe.

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem jej zawarcia lub realizacji. Obowiązek podania określonych danych rozliczeniowych może wynikać z przepisów prawa.

Zgody na analitykę i treści zewnętrzne są dobrowolne. Odmowa zgody na Google Analytics nie ogranicza dostępu do podstawowej zawartości strony. Brak zgody na uruchomienie YouTube oznacza, że osadzony odtwarzacz pozostanie nieaktywny.

6. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania:

Korespondencja niezwiązana z zawarciem umowy: przez czas obsługi sprawy, a po jej zakończeniu przez 36 miesięcy
Umowy i dokumentacja współpracy: przez czas realizacji umowy, następnie w zakresie wymaganym prawem lub niezbędnym do ochrony przed roszczeniami, do upływu właściwego terminu przedawnienia. W przypadku sporu uwzględniamy czas postępowania i wykonania rozstrzygnięcia.
Dokumentacja podatkowa: co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zasadniczo pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.
Dokumentacja rachunkowa: przez okresy właściwe dla danego rodzaju dokumentacji, wynikające z ustawy o rachunkowości.
Logi strony i systemów: 36 miesięcy dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do jego wyjaśnienia, realizacji obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.
Dane Google Analytics: dane użytkowników i zdarzeń objęte ustawieniem retencji przechowujemy przez 2 miesiące. Ustawienie to nie obejmuje wszystkich raportów zbiorczych.
Cookies i podobne identyfikatory: przez okresy wskazane w wykazie opisanym w pkt 7.
Dokumentacja zgód i obsługi praw: przez 5 lat, w zakresie potrzebnym do wykazania prawidłowości działania i ochrony roszczeń.

Cofnięcie zgody kończy dalsze przetwarzanie na jej podstawie. Nie wyklucza przechowywania ograniczonego zakresu danych, jeżeli istnieje odrębna podstawa prawna, np. obowiązek prawny lub konieczność obrony roszczeń.

7. Cookies i zarządzanie zgodami

Strona korzysta z cookies i podobnych technologii, które pozwalają przechowywać informacje na urządzeniu użytkownika lub odczytywać zapisane informacje.

Rozróżniamy:

technologie niezbędne — służące transmisji komunikatu lub dostarczeniu funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika;
technologie analityczne — związane z Google Analytics;
technologie treści zewnętrznych — związane z osadzonymi materiałami YouTube.

Technologie wymagające zgody uruchamiamy dopiero po jej uzyskaniu. Zgoda na analitykę i zgoda na treści zewnętrzne są niezależne. Samo korzystanie ze strony, przewijanie jej lub zamknięcie banera nie oznacza zgody.

W panelu zgód można zaakceptować wybrane cele, zaakceptować wszystkie opcjonalne technologie albo je odrzucić. W dowolnym momencie można zmienić wybór lub wycofać zgodę przez przycisk ustawienia prywatności

Ustawienia przeglądarki pozwalają również usuwać i blokować cookies. Usunięcie cookie nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich danych wcześniej przekazanych dostawcy.

8. Google Analytics

Korzystamy z Google Analytics w celu poznania sposobu korzystania ze strony i poprawy jej zawartości.

Po wyrażeniu zgody przetwarzane mogą być identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu i przeglądarce, źródle wejścia, odwiedzanych podstronach oraz interakcjach ze stroną. Zakres danych zależy od uruchomionych funkcji usługi.

Zgodę można wycofać w panelu ustawień prywatności. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Informacje dostawcy znajdują się w polityce prywatności Google.

9. Materiały YouTube

Na stronie udostępniamy materiały wideo pochodzące z YouTube. Dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego usługę udostępnia Google Ireland Limited.

Po uzyskaniu zgody na uruchomienie osadzonego odtwarzacza następuje połączenie z serwerami dostawcy. Google może otrzymywać m.in. adres IP, informacje o urządzeniu, stronie zawierającej film i sposobie korzystania z odtwarzacza. Jeżeli użytkownik jest zalogowany do konta Google, dostawca może powiązać aktywność z tym kontem, zgodnie z ustawieniami i zasadami swoich usług.

Google przetwarza również dane do własnych celów opisanych w jego polityce prywatności.

Zgodę na treści zewnętrzne można wycofać w panelu ustawień prywatności.

10. Odbiorcy danych

W zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów odbiorcami danych mogą być:

dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania i obsługi informatycznej;
podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze i audytowe;
operatorzy pocztowi i przewoźnicy;
banki obsługujące rozliczenia;
dostawcy Google Analytics i YouTube, zgodnie z zakresem uruchomionych usług i dokonanymi wyborami;
organy publiczne i podmioty właściwe w sprawach cyberbezpieczeństwa, jeżeli przekazanie danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów. Niektórzy odbiorcy, np. właściwe organy publiczne lub dostawcy usług w zakresie ich własnych celów, działają jako odrębni administratorzy.

Wewnątrz Skalmex dostęp do danych mają osoby, którym jest on potrzebny do wykonywania powierzonych obowiązków.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług Google może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Google informuje o uczestnictwie Google LLC w EU–US Data Privacy Framework. Przekazanie objęte tym mechanizmem może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, pod warunkiem że dany odbiorca i transfer są objęci jej zakresem.

Jeżeli zastosowanie mają inne mechanizmy przekazywania danych, w tym standardowe klauzule umowne, należy ustalić ich zakres oraz wymagane zabezpieczenia.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z IOD. Informacje Google są dostępne na stronie ram prawnych przekazywania danych.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługują Państwu prawa do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych dostarczonych Administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Mają Państwo również prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie nadrzędnych, ważnych prawnie uzasadnionych podstaw lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Jeżeli dane są przetwarzane do marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec tego celu nie wymaga uzasadnienia i powoduje zakończenie takiego przetwarzania, również związanego z nim profilowania.

Żądanie można skierować na adres iod@skalmex.com.pl albo listownie do Administratora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu.

Przy uzasadnionych wątpliwościach dotyczących tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna.

Przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o składaniu skarg znajdują się na stronie UODO.

13. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Wykorzystywanie narzędzi analitycznych nie oznacza automatycznie podejmowania takich decyzji. Zakres ewentualnego profilowania związanego z usługami Google wymaga odrębnego opisania zgodnie z faktycznie uruchomionymi funkcjami.

14. Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo

Administrator jest zobowiązany do stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. Środki ochrony powinny zapewniać poufność, integralność i dostępność danych.

Skalmex jest podmiotem ważnym w rozumieniu przepisów o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa wdrażających dyrektywę NIS2. Prowadzimy przygotowania do certyfikacji systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnie z ISO/IEC 27001. Informacja ta nie stanowi deklaracji posiadania certyfikatu.

Jeżeli naruszenie ochrony danych wymaga zgłoszenia organowi nadzorczemu lub zawiadomienia osób, których dane dotyczą, realizujemy te obowiązki zgodnie z RODO. Obowiązki zgłaszania incydentów wynikające z przepisów o cyberbezpieczeństwie podlegają odrębnym zasadom.

Podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych można zgłosić na adres iod@skalmex.com.pl. W zgłoszeniu prosimy nie przesyłać haseł ani zbędnych danych osobowych.

15. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest dostępna na stronie.

Jeżeli planowana zmiana wymaga przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania nowej zgody, realizujemy te obowiązki przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania. Sama aktualizacja polityki nie zastępuje wymaganej zgody.